¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?

Una factura proforma es un documento que se emite antes de realizar una venta o prestación de servicios, con el fin de informar al cliente sobre las condiciones y el importe de la operación. Se trata de un documento informativo, no contable, que no tiene validez fiscal ni genera obligaciones de pago.

¿Para que se usa una factura proforma?

La factura proforma sirve para varios propósitos, entre ellos:

• Ofrecer una propuesta comercial al cliente, detallando los productos o servicios, los precios, los descuentos, los plazos de entrega, las formas de pago, etc.
• Facilitar el trámite aduanero en el caso de exportaciones o importaciones, ya que permite declarar el valor y el contenido de la mercancía.
• Solicitar una financiación o un crédito al proveedor o a una entidad bancaria, presentando la factura como garantía o aval.
• Reservar una mercancía o un servicio, comprometiéndose el cliente a realizar el pago en un plazo determinado.

¿Cómo se hace una factura proforma?

Una factura proforma se hace de forma similar a una factura ordinaria, pero con algunas diferencias. Estos son los elementos que debe contener:

• La palabra "Proforma" en el encabezado, para distinguirla de una factura definitiva.
• Los datos del emisor y del receptor: nombre o razón social, dirección, NIF o CIF, teléfono, correo electrónico, etc.
• El número y la fecha de emisión de la factura.
• La descripción de los productos o servicios que se van a vender o prestar, con su cantidad, precio unitario e importe total.
• Los impuestos aplicables, como el IVA o el IGIC, si procede.
• Los gastos de envío, transporte, seguro u otros conceptos adicionales, si los hay.
• El importe total de la factura, con el desglose de los impuestos y los gastos.
• La forma y el plazo de pago acordados con el cliente.
• La fecha y el lugar de entrega o prestación de los productos o servicios.
• La firma y el sello del emisor, si se desea.

A continuación se muestra un ejemplo de una factura proforma:

¿Qué ventajas tiene una factura proforma?

Este tipo de facturas tiene varias ventajas para el emisor y para el receptor, tales como:

• Permite negociar las condiciones comerciales con el cliente antes de cerrar la venta o el servicio, evitando posibles malentendidos o reclamaciones posteriores.
• Facilita la gestión administrativa y contable, ya que se puede utilizar como base para emitir la factura definitiva una vez realizada la operación.
• Agiliza el proceso de exportación o importación, al facilitar la información necesaria para el despacho aduanero y el pago de los aranceles e impuestos correspondientes.
• Ofrece una mayor seguridad y confianza al cliente, al mostrarle el compromiso del proveedor y la transparencia de la operación.

¿Qué inconvenientes tiene una factura proforma?

Una factura proforma también tiene algunos inconvenientes que hay que tener en cuenta, como por ejemplo:

• No tiene validez legal ni fiscal, por lo que no se puede contabilizar ni deducir como un gasto o un ingreso.
• No genera obligaciones de pago ni derechos de cobro, por lo que no se puede reclamar su cumplimiento en caso de impago o incumplimiento por parte del cliente.
• Puede caducar o modificarse si cambian las condiciones comerciales o si el cliente no acepta la propuesta en un plazo determinado.

Diferencia entre factura proforma y factura ordinaria

La principal diferencia entre una factura proforma y una factura ordinaria es que la primera es un documento informativo y provisional, mientras que la segunda es un documento definitivo y vinculante.

Otras diferencias son:

• Las facturas proforma se emiten antes de realizar la venta o el servicio, mientras que las ordinarias se emite después de realizarla.
• Las facturas proforma no tienen validez fiscal ni contable, mientras que las ordinarias sí la tiene.
• Las facturas proforma no generan obligaciones de pago ni derechos de cobro, mientras que las ordinarias sí los genera.

¿Qué relación hay entre una factura proforma y un presupuesto?

Una factura proforma y un presupuesto son documentos similares que sirven para informar al cliente sobre las condiciones y el importe de una operación comercial. Sin embargo, hay algunas diferencias entre ellos:

• La factura tiene un formato más formal y detallado que un presupuesto, ya que incluye los datos del emisor y del receptor, los impuestos, los gastos, la forma y el plazo de pago, etc.
• La factura se utiliza más frecuentemente en el ámbito internacional, sobre todo en las operaciones de exportación o importación, mientras que un presupuesto se utiliza más en el ámbito nacional o local.
• Una factura proforma puede servir como base para emitir la factura definitiva, mientras que un presupuesto no.